CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
CHAPTER I: GENERAL RULES
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Article 1. Scope
Quy chế này quy định về mục tiêu, phạm vi hoạt động, vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của kiểm toán nội bộ tại Công ty ……………… (sau đây gọi tắt là “Công ty”) và mối quan hệ với các bộ phận khác bao gồm cả phạm vi và cách thức cung cấp thông tin phục vụ kiểm toán; trong đó có các yêu cầu về tính độc lập, khách quan, các nguyên tắc cơ bản, yêu cầu về trình độ chuyên môn, việc đảm bảo chất lượng của kiểm toán nội bộ và các nội dung có liên quan khác.
This Regulation stipulates the objectives, scope of activities, positions, tasks, authority and responsibilities of internal audit at ……………. Company (hereinafter referred to as “the Company”) and its relationships with other departments, including the scope and manner of providing information for audit purposes and requirements for independence, objectivity, basic principles, professional qualifications, and quality assurance of internal audit and other relevant matters.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Article 2. Subjects of application
Quy chế này áp dụng cho tất cả thành viên bộ phận kiểm toán nội bộ của Công ty và các tổ chức, cá nhân trong Công ty có liên quan đến hoạt động kiểm toán nội bộ trong phạm vi toàn doanh nghiệp bao gồm cả trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện.
This Regulation applies to all members of the internal audit department of the Company, as well as units and individuals in the Company that are related to internal audit activities throughout the Company, including the head office, branches and representative offices.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Article 3. Interpretation of terms
1. Kiểm toán nội bộ: Là việc kiểm tra, đánh giá, giám sát tính đầy đủ, thích hợp và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ.
1. Internal audit: The examination, evaluation and monitoring of the adequacy, legitimacy and effectiveness of internal control.
2. Người làm công tác kiểm toán nội bộ: Là người thực hiện công tác kiểm toán nội bộ của Công ty.
2. Internal auditor: The person who performs the internal audit of the Company.
3. Người phụ trách kiểm toán nội bộ: Là người được cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc theo quy định của Công ty giao phụ trách công tác kiểm toán nội bộ của Công ty.
3. Head of internal audit: The person assigned by a competent authority in accordance with the law or the Company's regulations to be in charge of the Company's internal audit.
4. Tiểu ban Quản trị rủi ro và Kiểm soát nội bộ: Là cơ quan chuyên môn thuộc Hội đồng quản trị của doanh nghiệp quy định tại Điều lệ Công ty.
4. Risk Management and Internal Control Committee: A specialized unit under the command of the Board of Directors as specified in the Company's Charter.
5. Người có liên quan của người làm công tác kiểm toán nội bộ: Là bố đẻ, mẹ đẻ, bố nuôi, mẹ nuôi, bố chồng, mẹ chồng, bố vợ, mẹ vợ, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu.
5. Related parties of an internal auditor: Including the biological father, biological mother, adoptive father, adoptive mother, father-in-law, mother-in-law, wife or husband, biological child, adopted child, biological brother, biological sister, brother-in-law and sister-in-law of an internal auditor.
Điều 4. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ
Article 4. Objectives of internal audit
Thông qua các hoạt động kiểm tra, đánh giá và tư vấn, kiểm toán nội bộ đưa ra các đảm bảo mang tính độc lập, khách quan và các kiến nghị về các nội dung sau đây:
Through evaluation and consulting activities, internal audit provides independent, objective assurances and recommendations on the following matters:
a) Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty đã được thiết lập và vận hành một cách phù hợp nhằm phòng ngừa, phát hiện, xử lý các rủi ro của Công ty;
a) Proper establishment and operation of the internal control system of the Company to prevent, detect and handle risks of the Company;
b) Các quy trình quản trị và quy trình quản lý rủi ro của Công ty đảm bảo tính hiệu quả và có hiệu suất cao;
b) High efficiency of the governance processes and risk management processes of the Company;
c) Các mục tiêu hoạt động và các mục tiêu chiến lược, kế hoạch và nhiệm vụ công tác mà Công ty đạt được.
c) Operational and strategic goals, plans and tasks achieved by the Company.
Điều 5. Vị trí của kiểm toán nội bộ
Article 5. Positions of internal audit
1. Bộ phận kiểm toán nội bộ được thành lập bởi Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị quản lý trực tiếp bộ phận kiểm toán nội bộ.
1. The internal audit department is established by the Board of Directors. The Board of Directors directly manages the internal audit department.
2. Người phụ trách kiểm toán nội bộ sẽ báo cáo các vấn đề về chuyên môn cho Hội đồng quản trị.
2. The head of internal audit reports technical issues to the Board of Directors.
3. Người phụ trách kiểm toán nội bộ sẽ báo cáo công việc hành chính hàng ngày (ví dụ thông báo lịch kiểm toán, các vấn đề về đi lại, công tác phí,...) trực tiếp cho Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc ủy quyền.
3. The head of internal audit reports daily administrative tasks (for example, notification of audit schedules, travel and business trip expenses, etc.) directly to the General Director or the person authorized by the General Director.
4. Người phụ trách kiểm toán nội bộ có quyền báo cáo và trao đổi trực tiếp với Hội đồng quản trị khi cần thiết.
4. The head of internal audit has the authority to report and discuss directly with the Board of Directors when necessary.
5. Người phụ trách kiểm toán nội bộ sẽ định kỳ báo cáo cho Hội đồng quản trị về mục đích, quyền hạn và trách nhiệm, cũng như hiệu suất của bộ phận kiểm toán nội bộ liên quan đến kế hoạch của bộ phận. Báo cáo cũng bao gồm các vấn đề rủi ro và kiểm soát đáng kể, rủi ro gian lận, vấn đề quản trị và các vấn đề khác cần thiết theo yêu cầu của Ban điều hành hoặc Hội đồng quản trị.
5. The head of internal audit periodically reports to the Board of Directors on the purposes, authority, responsibilities and performances of the internal audit department in relation to the department's plans. The reports also include significant risk and control issues, fraud risks, governance issues and other matters as may be required by the Board of Management or the Board of Directors.
Điều 6. Phạm vi của kiểm toán nội bộ
Article 6. Authority of internal audit
1. Kiểm toán nội bộ bao gồm hoạt động đưa ra đảm bảo và tư vấn độc lập, khách quan được thiết kế nhằm tạo thêm giá trị và hoàn thiện các hoạt động của Công ty. Kiểm toán nội bộ giúp cho Công ty đạt được các mục tiêu của mình bằng cách áp dụng phương pháp tiếp cận có nguyên tắc và mang tính hệ thống nhằm đánh giá và nâng cao hiệu quả của các quy trình quản lý rủi ro, quy trình kiểm soát và quản trị.
1. Internal audit includes independent and objective consulting activities designed to add value to and improve the operation of the Company. Internal audit helps the Company to achieve its goals by applying a systematic and principled approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control and governance processes.
2. Phạm vi kiểm toán nội bộ bao gồm, nhưng không giới hạn ở việc kiểm tra và đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của quản trị, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ cũng như chất lượng hiệu suất trong việc thực thi trách nhiệm được giao và đưa ra các kiến nghị hoàn thiện để đạt được mục tiêu và mục đích của doanh nghiệp.
2. The authority of internal audit includes, but is not limited to, examining and evaluating the adequacy and effectiveness of corporate governance, risk management and internal control, as well as the quality of performance of assigned responsibilities, and making recommendations for improvement to help the Company achieve its goals and objectives.
3. Phạm vi của kiểm toán nội bộ bao gồm:
3. The authority of internal audit specifically includes:
a) Đưa ra đảm bảo thông qua việc kiểm tra và đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của quản trị, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ nhằm giúp nhằm giúp Công ty đạt được các mục tiêu chiến lược, hoạt động, tuân thủ và tài chính:
a) Provide assurance through inspection and assessment of the adequacy and effectiveness of governance, risk management and internal control to help the Company achieve its strategic goals, operations, compliance and finance:
i. Theo dõi và đánh giá các quy trình quản trị.
i. Monitor and evaluate governance processes.
ii. Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý rủi ro của doanh nghiệp.
ii. Monitor and evaluate the effectiveness of the Company's risk management processes.
iii. Đánh giá rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
iii. Assess the risks involved in achieving the Company's strategic goals.
iv. Đánh giá các hệ thống được thiết lập để đảm bảo tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp, chế độ tài chính, kế toán và quy định có thể có tác động đáng kể đến doanh nghiệp.
iv. Evaluate systems in place to ensure compliance with policies, plans, procedures and laws, as well as financial, accounting and regulatory regimes, which can have a significant impact on the Company.
v. Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình ký duyệt.
v. Inspect and confirm the quality and reliability of the information presented in financial statements and management accounting reports before submitting for approval.
vi. Đánh giá các phương tiện bảo vệ tài sản và xác minh sự hiện hữu của các tài sản đó khi cần.
vi. Evaluate means of safeguarding assets and verify the existence of such assets if necessary.
vii. Báo cáo các rủi ro đáng kể và các vấn đề kiểm soát bao gồm rủi ro gian lận, vấn đề quản trị và các vấn đề khác cần thiết theo yêu cầu của Ban điều hành hoặc Hội đồng quản trị.
vii. Report significant risks and control issues, including risks of fraud, governance and other matters as required by the Board of Management or the Board of Directors.
b) Đưa ra các phân tích chuyên sâu và các kiến nghị dựa trên đánh giá dữ liệu và các quy trình của doanh nghiệp:
b) Provide insightful analyses and recommendations based on assessment of the Company’s data and processes:
i. Đánh giá độ tin cậy và tính toàn vẹn của hệ thống thông tin quản lý và các phương tiện được sử dụng để xác định, đo lường, phân loại và báo cáo thông tin đó.
i. Assess the reliability and integrity of management information systems, as well as of the means used to identify, measure, classify and report such information.
ii. Phân tích các hoạt động hoặc chương trình để xác định kết quả có phù hợp với mục tiêu và mục đích đã thiết lập không.
ii. Analyze activities or programs to determine whether results are consistent with established goals and objectives.
iii. Đánh giá các hoạt động hoặc chương trình có được thực hiện theo kế hoạch không.
iii. Evaluate whether activities or programs are carried out as planned.
iv. Đánh giá hiệu quả và hiệu suất sử dụng các nguồn lực.
iv. Evaluate the efficiency and effectiveness of the use of resources.
c) Đưa ra các tư vấn, kiến nghị một cách độc lập khách quan: Thực hiện các hoạt động tư vấn liên quan đến quy trình quản trị, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ phù hợp với Công ty.
c) Provide independent, objective advice and recommendations: Implement consulting activities related to the process of governance, risk management and internal control suitable for Binh Plastics Joint Stock Company.
d) Thực hiện kiểm toán trước: được thực hiện trước khi diễn ra việc thực hiện các dự án, chương trình kế hoạch hoạt động của bộ phận được kiểm toán, nhằm đánh giá độ tin cậy của các thông tin, tài liệu, tính kinh tế, tính khả thi và hiệu quả của dự án, chương trình, kế hoạch hoạt động; giúp các cấp quản lý có được những thông tin tin cậy để đưa ra các quyết định.
d) Perform pre-implementation audits of projects, programs, and operational plans of the audited unit, in order to assess the reliability of information and documents, the economy, feasibility and effectiveness of projects, programs, and operational plans, thus helping managers to obtain critical information for decision-making.
e) Thực hiện kiểm toán đồng thời: được thực hiện trong khi việc thực hiện các dự án, chương trình kế hoạch hoạt động của bộ phận được kiểm toán đang diễn ra, nhằm đánh giá tiến độ, chất lượng quá trình thực hiện hoạt động; phát hiện và kiến nghị kịp thời các biện pháp sửa chữa những sai lệch, thiếu sót, yếu kém trong quá trình thực hiện dự án, chương trình, kế hoạch hoạt động, nhằm đảm bảo thực hiện tốt nhất các mục tiêu của dự án, kế hoạch của bộ phận được kiểm toán.
e) Perform concurrent audits while the implementation of projects, programs, and operational plans of the audited unit is taking place, in order to assess the progress and quality of the implementation process, to promptly detect issues, deviations and weaknesses and to recommend solutions accordingly during the implementation of projects, programs and operational plans, thus ensuring the best achievement of objectives and plans devised for the audited unit.
f) Thực hiện kiểm toán sau: được thực hiện sau khi việc thực hiện dự án, chương trình, kế hoạch hoạt động của bộ phận được kiểm toán đã hoàn thành, nhằm thực hiện các nội dung, mục tiêu kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động đối với hoạt động của bộ phận được kiểm toán.
f) Perform post-implementation audits after the implementation of projects, programs and operational plans of the audited unit has been completed, in order to implement the scope and objectives of financial statement audits, compliance audits and operational audits of the audited unit.
g) Tư vấn cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn, kiểm soát sử dụng dịch vụ kiểm toán độc lập bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả.
g) Consult the Company in selecting and monitoring the use of independent audit services to ensure efficiency.
h) Báo cáo định kỳ về mục đích, quyền hạn, trách nhiệm và hiệu suất của bộ phận kiểm toán nội bộ liên quan đến kế hoạch của bộ phận.
h) Provide periodic reports on the purpose, authority, responsibility, and performance of the internal audit department in relation to the department's plans.
i) Kiểm tra và đánh giá các hoạt động cụ thể theo yêu cầu của Ban điều hành hoặc Hội đồng quản trị.
i) Inspect and evaluate specific activities at the request of the Board of Management or the Board of Directors.
k) Tùy thuộc vào đối tượng kiểm toán, khi lập kế hoạch kiểm toán nội bộ có thể kết hợp cả kiểm toán trước, kiểm toán đồng thời và kiểm toán sau.
k) Depending on the specific audit subject, upon planning an internal audit, it is possible to combine pre-implementation, concurrent and post-implementation audits.
Điều 7. Các nguyên tắc cơ bản của kiểm toán nội bộ
Article 7. Basic principles of internal audit
1. Tính độc lập:
1. Independence:
a) Người làm công tác kiểm toán nội bộ không được đồng thời đảm nhận các công việc thuộc đối tượng của kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ không chịu bất cứ sự can thiệp nào trong khi thực hiện nhiệm vụ báo cáo và đánh giá.
a) Internal auditors must not concurrently undertake other professional duties within the audited unit. Internal auditors shall not be subjected to any interference while performing the reporting and evaluation tasks.
b) Người làm công tác kiểm toán nội bộ không được tham gia kiểm toán các hoạt động và các bộ phận mà người làm công tác kiểm toán nội bộ đó chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động hoặc quản lý bộ phận đó trong vòng 03 năm gần nhất.
b) Internal auditors are not allowed to participate in auditing activities and departments which they were in charge of or manage in the last 03 years.
c) Người làm công tác kiểm toán nội bộ không được tham gia kiểm toán các hoạt động và các bộ phận mà người có liên quan của người làm công tác kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động hoặc quản lý bộ phận đó.
c) Internal auditors are not allowed to participate in auditing activities and departments which any of their related parties are in charge of or manage.
2. Tính khách quan: Người làm công tác kiểm toán nội bộ phải đảm bảo khách quan, chính xác, trung thực, công bằng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ.
2. Objectivity: Internal auditors must ensure objectivity, accuracy, honesty and fairness in the process of internal audit.
3. Tuân thủ pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kiểm toán nội bộ.
3. Compliance: Internal auditors must comply with the law and take responsibility before the law for internal audit activities.
Điều 8. Chuẩn mực chuyên môn
Article 8. Professional standards
1. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuân thủ các quy định pháp luật về kiểm toán nội bộ, chuẩn mực kiểm toán nội bộ và nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc công bố.
1. The internal audit department must comply with legal provisions on internal audit, internal audit standards and principles of professional ethics issued or announced by competent State agencies.
2. Ngoài ra, bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ tuân thủ các chính sách và thủ tục liên quan của Công ty về kiểm toán nội bộ, bao gồm cả quy trình kiểm toán nội bộ đã được Công ty phê duyệt và ban hành.
2. In addition, the internal audit department must comply with the relevant policies and procedures of the Company on internal audit, including the internal audit procedures approved and issued by the Company.
Điều 9. Nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp kiểm toán nội bộ
Article 9. Ethical principles of internal audit
1. Tính chính trực: Người làm công tác kiểm toán nội bộ phải thực hiện các công việc chuyên môn với sự trung thực, tính thận trọng và tinh thần trách nhiệm; tuân thủ các quy định pháp luật và công bố các thông tin cần thiết theo yêu cầu của pháp luật và yêu cầu chuyên môn của kiểm toán nội bộ; không tham gia các hoạt động phi pháp làm tổn hại đến uy tín của Công ty.
1. Integrity: Internal auditors must perform their professional duties with honesty, prudence and responsibility, comply with legal regulations and disclose necessary information as required by law and professional requirements of internal audit. Internal auditors cannot participate in illegal activities that damage the reputation of the Company.
2. Tính khách quan: Người làm công tác kiểm toán nội bộ phải thể hiện mức độ cao nhất về tính khách quan chuyên môn trong việc thu thập, đánh giá và trao đổi thông tin về các hoạt động và quy trình được kiểm toán. Người làm công tác kiểm toán nội bộ được đưa ra các đánh giá khách quan về tất cả các tình huống liên quan và không bị ảnh hưởng chi phối từ các lợi ích cá nhân hoặc từ bất kỳ ai trong việc đưa ra các xét đoán và kết luận.
2. Objectivity: Internal auditors must demonstrate the highest degree of professional objectivity in collecting, evaluating, and communicating information about audited activities and processes. Internal auditors should make unbiased judgments about all relevant circumstances, not influenced by their own or others’ personal interests in making judgments, decisions and conclusions.
