Tất cả những ai làm việc trong lĩnh vực dịch thuật đều khẳng định khách hàng chậm thanh toán là vấn đề nhức nhối chung. Các khách hàng khó xử lý nhất trong số này là những người “giả chết” vì họ không bao giờ trả lời email, thư từ hay điện thoại.
Vậy một cộng tác viên dịch thuật nên có phương án xử lý thế nào đối với một khách hàng nợ phí và hoàn toàn không hợp tác? Sau đây là một vài chia sẻ của chúng tôi về vấn đề này.
Ký hợp đồng trước khi nhận dịch
Tại Dịch Thuật SMS, tất cả các cộng tác viên đều nhận được thư xác nhận có đóng dấu của chúng tôi, có giá trị như hợp đồng, khi được mời tham gia các dự án dịch thuật.
Cách tốt nhất để tránh tình huống khó xử là ngay từ đầu bạn phải đảm bảo một phương thức thanh toán an toàn, chặt chẽ. Nếu bạn đang làm việc cho một trung tâm dịch thuật, bạn nên kiểm tra lịch sử hoạt động của họ, bao gồm các thông lệ thanh toán. Nếu bạn đang làm việc trực tiếp với khách hàng, mọi khách hàng đều phải ký xác nhận vào báo giá dịch thuật chi tiết mà họ nhận được trước khi công việc được tiến hành. Đây là bước đầu tiên để bảo vệ bản thân trước khách hàng chậm thanh toán. Ngoài ra, nếu không làm việc cho doanh nghiệp có cơ sở hẳn hoi, bạn cũng nên yêu cầu khách hàng thanh toán trước toàn bộ chi phí. Điều này sẽ cần thiết khi bạn dịch thuật cho các khách hàng cá nhân.
Món tiền chậm thanh toán quá nhỏ: Bỏ qua!
Nếu khách hàng chậm thanh toán là cá nhân, thật không may vì bạn sẽ không làm được gì nhiều. Tất nhiên, về mặt pháp lý, bạn có thể yêu cầu họ bồi thường qua một phiên tòa nhỏ. Nhưng chi phí, thời gian và công sức để theo đuổi vụ kiện có thể lớn hơn nhiều so với món nợ (giả sử) 1 triệu đồng của bạn.
Do đó, chúng tôi cho rằng đã quá muộn và bạn cần xác định ngay phương thức hành động. Việc đầu tiên là ước tính khoản thù lao có khả năng sẽ mất. Tất nhiên, làm việc không công như thế thì ai chẳng khó chịu và thất vọng; tuy nhiên, đôi khi trong cuộc sống bạn phải chọn lấy cuộc chiến cho mình và đầu tư nhiều thời gian, tiền bạc chỉ để nhận lại khoản thù lao ít ỏi đơn giản là không bõ công sức hay áp lực đi kèm. Một số điều xảy ra trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta nên được xem như kinh nghiệm và trong những tình huống như vậy, tốt hơn là liệt khách hàng đó vào diện không có lần nữa thay vì cố dành thời gian thu đòi.
Thu đòi khoản nợ lớn hơn
Mặt khác, nếu số tiền chậm thanh toán không hề nhỏ đối với bạn, hãy cân nhắc một số phương án khác.
Một trong những tình huống đau đầu nhất có thể xảy ra là các vị khách hàng phiền phức này diễn tuồng giả chết. Họ sẽ phớt lờ mọi thư từ, email và cuộc gọi của bạn, và thậm chí sẽ bỏ qua cả thư xác nhận, nếu bạn có gửi. Thế là đến lúc phải động não rồi đấy! Sau đây là một vài mẹo vặt hữu dụng cho bạn –
- Bạn có thể dọa sẽ đưa vụ việc ra công luận / tòa án, ví dụ như: ‘Nếu chi phí này không được thanh toán trước thời hạn xxx, việc này sẽ được công khai trên trang chính thức của Hội Dịch Thuật Tiếng Nhật’; hoặc, ‘Nếu chi phí này không được thanh toán trước thời hạn xxx, tôi sẽ kiện ra tòa để tiếp tục được xử lý’.
- Nhờ một đồng nghiệp đáng tin cậy đóng vai cơ quan thu đòi của bạn. Phương pháp này có thể thật sự hiệu quả: chỉ cần nhờ một đồng nghiệp có phong thái vững vàng gọi điện để trao đổi với khách hàng hoặc để tại tin nhắn. Người này chỉ cần xác nhận là đại diện thu đòi của bạn, căn cứ theo hóa đơn số xxx vốn đã trễ hạn thanh toán. Nhằm tránh tình huống bất lợi khác có thể xảy ra, khách hàng sẽ liên lạc với bạn ngay khi có thể để sắp xếp thanh toán.
- Lập kế hoạch thanh toán. Rõ ràng đây không phải giải pháp lý tưởng, nhưng cũng là một cách để nhận được thù lao cho việc bạn đã hoàn thành. Chỉ cần liên lạc với khách hàng, nói rằng bạn hiểu họ hoàn toàn không có ý định thanh toán chi phí cho bạn; và mặc dù rất thất vọng vì điều này, bạn sẽ vô cùng phấn khởi nếu đôi bên thống nhất được một kế hoạch thanh toán (hay thậm chí là kế hoạch thanh toán một phần) để họ bù đắp cho bạn phần nào khoản nợ. Đề xuất với họ bất cứ phương thức thanh toán nào mà bạn nghĩ đến: chấp nhận thực tế đi nào – có còn hơn không!
- Nếu bạn không nghĩ khách hàng này bất ổn hay nguy hiểm, bạn hoặc một người khác đại diện bạn có thể hẹn gặp riêng ở văn phòng của họ. Người khác này có thể là đại diện thu đòi của bạn; người nào đó với cá tính mạnh mẽ, không dễ dàng chấp nhận bị từ chối – và có thể bất ngờ ghé qua để kiểm tra tình hình thanh toán hóa đơn của bạn. Tất nhiên, khách hàng sẽ rất vui vẻ chấp nhận một cuộc kiểm tra đúng nơi đúng lúc đó!
- Chúng tôi cũng đề xuất bạn giải thích với khách hàng hay lẩn tránh rằng việc không thanh toán phí sẽ khiến tên họ xuất hiện trong danh sách đề phòng mà mọi cộng tác viên dịch thuật và công ty dịch thuật có thể tham khảo, nghĩa là sẽ chẳng biên dịch viên nào hợp tác với họ lần nữa khi biết họ từng nợ phí trước đây. Dù có thật vậy hay không, điều này chí ít cũng khiến họ phải suy nghĩ!
