Nếu bạn đang quản lý dự án bằng cách sử dụng sổ tay, các tờ giấy ghi chú và trí nhớ của bạn, thì phần mềm quản trị dự án là phương pháp hiệu quả hơn rất nhiều.
Một câu hỏi cho những chuyên gia dịch thuật – đặc biệt cho những dịch giả tự do: Các bạn đang sử dụng phần mềm quản trị dự án nào? Câu trả lời thường gặp nhất là Trados. Tuy nhiên, chúng tôi cho rằng, Trados nên được xem là công cụ hỗ trợ dịch thuật mạnh mẽ hơn là một phần mềm quản lý dự án bài bản, bởi vì các tính năng quản lý dự án rất hạn chế của nó.
Lợi ích của quản lý dự án
Có rất nhiều người xem việc sử dụng phần mềm quản lý dự án là không cần thiết. Họ nghĩ chỉ cần tạo ra danh sách to-do list, các email tự động hoặc báo thức để nhắc họ theo dõi các bước công việc – vậy là đủ.
Cách làm này không thực sự ổn – rất nhiều các phần mềm quản lý dự án được thiết kế khá tinh xảo, và không chỉ giúp theo dõi lịch trình mà còn giúp tạo ra lịch trình, cung cấp tính năng quản lý deadline, quản lý tài liệu và chia sẻ có giới hạn, các công cụ phối hợp theo từng vai trò của người dùng và giao diện của trình duyệt web.
Tất cả những thứ trên tạo ra một phương pháp tuyệt vời giúp kết nốt các thành viên nhóm dịch thuật, bằng cách phân chia cho từng thành viên những lịch công tác cụ thể, và theo dõi sát công việc theo thời gian biểu và thực tế. Phần mềm này thực sự lý tưởng cho những dịch giả tự do, những người tham gia vào một nhóm và được phân chia công việc, hoặc những người tự lập một nhóm riêng để hoàn thành các dự án phức tạp.
Những điều cần tìm hiểu
Sau đây là 5 tính năng quan trọng của một phần mềm quản lý dự án mà một cá nhân hay một tập thể cần biết nếu quan tâm và muốn mua loại phần mềm này:
Quản lý deadline: Việc quan trọng nhất –bạn cần nhận ra thật nhanh chóng khi nào từng phần của dự án đến hạn và từng mốc thời hạn đặt ra sẽ ảnh hưởng đến nhau như thế nào
Quản lý tài liệu: Hệ thống sẽ cho phép theo dõi ai đã sử dụng, chỉnh sửa hoặc là truy cập những tài liệu của bạn do đó bạn có thể xem lại toàn bộ công việc của mình khi sắp đến hạn giao bài.
Xác định vai trò người dùng: Chức năng này cho phép xác định vai trò của từng người dùng, từ dịch thuật đến biên tập, hiệu đính, và cho họ quyền truy cập tùy thuộc vào các vai trò khác nhau.
Tích hợp với bộ nhớ dịch thuật và email: Phần mềm quản lý dự án nên có khả năng tích hợp với TM (Bộ nhớ dịch thuật) và email của tất cả người dùng, nhằm tạo sự liền mạch trong công việc và theo dõi lịch trình cùng thời hạn chính xác hơn.
Khả năng truy cập từ web: Bạn không cần cài đặt cả bộ phần mềm quản lý dự án nếu chỉ cần thực hiện những chức năng cơ bản. Thay vào đó, một giao diện web cho phép tất cả các thành viên được sử dụng toàn bộ hệ thống mà không gặp bất cứ trở ngại nào, dù họ truy cập ở đâu.
Phần mềm quản lý dự án có thể cực kì hữu ích, cho dù bạn là một công ty hay là một dịch giả tự do. Thử cân nhắc đi – bạn sẽ thấy công việc dễ dàng hơn rất nhiều.
Dịch Thuật SMS luôn hoan nghênh cơ hội hợp tác với các dịch giả tự do và các nhóm dịch thuật, những ai quan tâm ứng dụng các công cụ hiện đại vào quá trình triển khai dự án. Click để ứng tuyển cộng tác viên biên phiên dịch. Kết nối với chúng tôi qua Facebook, Linkedin, G+, Twitter để được cập nhật những thông tin có giá trị cho công việc của bạn.
